Waar kom je te werken

De Koninklijke Bibliotheek (KB) is de nationale bibliotheek van Nederland, gevestigd in Den Haag. De huidige Managementassistent heeft haar baan opgezegd en het directielid Informatie & Technologie (I&T) kan niet zonder ondersteuning. Dit organisatieonderdeel is omvangrijk, kent een groot netwerkcomponent en is in beweging.

Als Managementassistent maak je onderdeel uit van een team van Managementassistenten die elk een directielid hebben of een programma ondersteunen. Je werkt zelfstandig maar kunt bij elkaar terecht voor overleg, sparren en achtervang.

Er loopt een traject om alle Managementassistenten die nu nog organisatorisch afzonderlijk onder een directielid vallen dezelfde afdeling als thuisbasis te geven. Dit zal tijdens de looptijd van de opdracht afgerond worden.

Wat ga je doen

Het doel van de opdracht is het zelfstandig organiseren en faciliteren van de werkzaamheden rondom de portefeuille Informatie & Technologie van het betreffende directielid.

Je gaat je bezighouden met het structureren van agenda's, het voorbereiden en vastleggen van (hybride) vergaderingen, het afhandelen van interne en externe correspondentie en het verzorgen van goed opgemaakte interne notities. Vergaderingen worden tijdig vooraf voorbereid en notulen met actiepunten na afloop opgeleverd. Correspondentie en informatieverzoeken worden in principe snel afgehandeld of voorbereid.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten en events die verband houden met de portefeuille.
Je fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten voor informatie en praktische afstemming.
Je krijgt ruimte voor en wordt van harte uitgenodigd om suggesties voor verbeteringen (in kwaliteit, effectifiteit en efficiency) van bestaande processen aan te dragen en door te voeren.

Wie ben jij

Je bent per 1 juni beschikbaar voor 32-40 uur pw.
Je hebt hbo werk- en denkniveau.
Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als Managementassistent of Secretaresse.
Je hebt sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
Je hebt een goede beheersing van het complete MS-Officepakket.
Je werkt minimaal de helft van de tijd op kantoor, in ieder geval tijdens de belangrijkste kantoordagen (dinsdag en donderdag en bij voorkeur ook maandag).
Je bent goed in plannen en organiseren, je hebt een flexibele werkhouding, makkelijk omgaan met veranderingen en je vindt het leuk processen en procedures te verbeteren en waar mogelijk door te voeren.
Daarnaast bezit je de volgende competenties: Gezonde dosis humor, integer, organisatiesensitief en je vindt het belangrijk om jezelf te blijven ontwikkelen.

Wat bieden wij

Bruto maandsalaris tussen € 3.024 - € 4.098 obv 38 uur pw.
Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd.
Mogelijkheden om hybride te werken.
Netto thuiswerkvergoeding € 2,45.
8,33% eindejaarsuitkering.
Opdracht tot en met 31 oktober 2026.
Een baan waar je de ruimte krijgt om jezelf verder te ontwikkelen.

Overige info

De startdatum is 1 juni en er zal dan nog een warme overdracht plaatsvinden met de huidige Managementassistent.

Vanwege het integriteitsbeleid vraagt de Koninklijke Bibliotheek om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Reageren op deze vacature kan tot en met zondag 10 mei.

Interesse
Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert (referentienummer)

Secretarieel