Waar kom je te werken

De gemeente Utrecht heeft jou nodig!

De afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) zoekt een Managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat momenteel uit vijf medewerkers:

Een coördinator, die belast is met de functionele aansturing van het team en tevens met de ondersteuning van de directeur Veiligheid.
Vier Managementassistenten die belast zijn met de ondersteuning van vier Clustermanagers.

De afdeling werkt primair voor de Burgemeester (portefeuille Openbare Orde en Veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 120 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau.

Wat ga je doen

Je bent primair verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de Clustermanager en het bijbehorende cluster, zoals het plannen van complexe afspraken met in- en/of externe partijen en het proactief beheren van de mailbox (urgentie inschatten, prioriteren en de opvolging bewaken). Je communiceert helder en actief over de zaken die jij doet en/of opvalt.
Je bent verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid.
Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de manager. Dit betreft ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers.
Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken (o.a. vergaderstukken in iBabs plaatsen).
Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. Waar nodig en mogelijk meedraaien in projecten ter ondersteuning.
Samen met je collega’s zorg je voor een uniforme werkwijze, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent.
Ondersteuning bij het financiële proces (aanvragen van bestellingen) in de systemen MUIS/ SAP.

Wie ben jij

Je ben in het bezit van een MBO-4 diploma richting Secretarieel.
Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als Managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.
Je hebt ruime ervaring met MS Office (in ieder geval met Outlook en Teams). Daarnaast heb je geen problemen met het leren van nieuwe systemen.
Bij voorkeur heb je kennis van iBabs.
Bij voorkeur heb je ervaring bij een Openbare Orde en Veiligheid afdeling.
Daarnaast bezit je de volgende competenties: Zelfstandig, proactief, resultaat- en servicegericht en discreet.

Wat bieden wij

Bruto maandsalaris tussen € 3.000 - € 3.800 obv 36 uur pw.
Reiskostenvergoeding.
Mogelijkheden om hybride te werken.
Thuiswerkvergoeding.
Flexibiliteit in werkuren tussen de 12-32 uur per week en werkdagen in overleg.
Eindejaarsuitkering 7,55% van het bruto jaarsalaris.
Contract tot en met 31 augustus 2025.

Overige info

Startdatum is zo spoedig mogelijk starten.

De functie is voor minimaal 12 uur en maximaal 32 uur per week.

Het kennismakingsgesprek staat gepland op dinsdag 15 of woensdag 16 oktober.

De Gemeente Utrecht vraagt om twee referenties en een korte motivatie.

Vanwege het integriteitsbeleid vraagt de Gemeente Utrecht om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Reageren op deze vacature kan tot en met woensdag 9 oktober.

Interesse
Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert (referentienummer).

Secretarieel