Team Managementassistent

Waar kom je te werken

Voor een middelgroot architectenbureau zijn wij op zoek naar een Managementassistent die tijdelijk wil invallen. Er werken ongeveer 50 architecten en die komen vanuit verschillende landen, internationaal dus. Het officepersoneel bestaat uit een Finance Manager, HR Specialist, Managementassistent, Officemanager en een PR/ Communicatieprofessional.

Het is belangrijk dat het kantoor dagelijks soepel draait en verder wordt gestabiliseerd in de nieuwe werkomgeving. Er is een gezamenlijke lunchroom en 1 keer per maand is er een gezamenlijke lunch en 1 keer per 2 weken is er een vrijmibo. Er hangt een informele sfeer en er zijn korte lijnen.

Wat ga je doen

Je draagt bij aan het algemene reilen en zeilen van het kantoor door middel van het uitvoeren van verschillende administratieve en organisatorische taken. Je beheert de agenda van de algemene directeur en zijn inbox en ondersteunt indien gewenst andere directieleden en/of partners. Je zorgt voor structuur, overzicht en een soepel verloop van processen, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Jij bent het hartelijke gezicht dat bezoekers welkom heet, aanspreekpunt voor medewerkers en gasten en degene die inkomende telefoongesprekken met professionaliteit beantwoordt. Je komt te werken in een dynamische en internationale werkomgeving, waarin je snel en vakkundig moet kunnen schakelen tussen diverse werkzaamheden.

Dit worden je werkzaamheden

• Eerste aanspreekpunt voor onze directie en je ondersteunt indien gewenst de andere partners en/ of MT leden;

• Complex agendabeheer en email/ inbox beheer;

• Organiseren van interne en externe overleggen, bijeenkomsten en reizen;

• Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken en doorverbinden naar de juiste collega;

• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en gasten op een gastvrije manier;

• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;

• Je draagt bij aan het algemene reilen en zeilen van het kantoor in afstemming met en ter ondersteuning van het officemanagent en HR;

• Je singnaleert knelpunten en je denkt proactief mee in oplossingen.

Wie ben jij

• Je hebt minimaal mbo-4 werk- en denkniveau;

• Je hebt 2 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie;

• Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse Engelse taal in woord en geschrift, Duits is een pré;

• Je hebt goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint);

• Je bent accuraat, betrouwbaar, dienstverlenend en stressbestendig;

• Je bent pro-actief, flexibel, hands-on en een kei in organiseren.

Wat bieden wij

• Bruto maandsalaris tussen € 2.900 - € 3.355 obv 40 uur pw;

• 4/ 5 dagen per week, woensdag verplichte kantoordag;

• Hybride werken mogelijk in onderlinge afstemming;

• Reiskostenvergoeding obv OV, de metro, tram en trein stoppen om de hoek;

• Een zelfstandige tijdelijke rol binnen een professioneel en creatief architectenbureau;

• Werken in een nieuw kantoor in Rotterdam;

• Maandelijkse borrels & gezellige lunches met het team;

• Bureau-uitjes & excursies naar architectonische hotspots;

• Pensioenregeling via het pensioenfonds Architectenbureaus;

• Samenwerking met een betrokken en internationaal team;

• Veel ruimte voor eigen initiatief.

Interesse
Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa