Senior Managementassistent

Waar kom je te werken

Werken voor Rotterdam betekent werken voor de tweede stad van Nederland. Een stad met complexe fysieke vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. En natuurlijk de unieke aanwezigheid van haven en Maas! Je werkt in het team Milieu & Financiën van de afdeling Ruimte, Wonen & Milieu. Samen met ongeveer 20 collega’s ga je je inzetten voor ‘wat er moet’ maar vooral ook met ‘wat er kan’ om de stad leefbaar te houden. Het team helpt het college zijn doelen op het gebied van milieu te bereiken, geeft strategische- en beleidsadviezen aan het gemeentebestuur, beheert alle milieubudgetten, is programmamanager op (onder meer) het gebied van luchtkwaliteit en bodemsanering en vertegenwoordigt de gemeente in nationale en internationale netwerken. Namens Rotterdam is het team opdrachtgever van de gemeenschappelijke regeling DCMR. Deze organisatie voert de wettelijke milieutaken uit (vergunningverlening, toezicht, handhaving), adviseert technisch en inhoudelijk, beheert de meldkamer en brengt de milieukwaliteit in beeld.

Wat ga je doen

Als managementassistent bied je ondersteuning aan en ontzorg je de teamleiders, het hoofd van de afdeling en de experts. Je bent de spin in het web, die alle ballen hoog weet te houden en het overzicht niet verliest. Dit doe je door:

• De agenda van je teamleider up-to-date te houden. Je hebt te maken met complex agendabeheer (volle en diverse agenda’s);

• Prioriteren en beantwoorden van e-mail van het management;

• Registratie van ziek- en betermeldingen en verlofaanvragen van medewerkers;

• Beheer van de mailbox en agenda van het secretariaat;

• Op orde houden van ondersteunende faciliteiten. Zoals het aanmaken van een bestelformulier voor borrels, reserveren van vergaderkamers en aanvragen van overige faciliteiten;

• Ondersteuning bij lezingen en participatiebijeenkomsten. Zoals contact met sprekers, posters laten maken, uitnodigingen versturen, ondersteuning tijdens presentaties;

• Ondersteuning bij buitenlandse dienstreizen. Zoals dienstreisformulier opstellen, trein- of vliegtickets boeken, hotel reserveren, contact met de organisatie;

• Ondersteuning van het bestuurlijk proces;

• Tijdschrijven voor teamleiders en afdelingshoofden;

• Aanmelden en ontvangen van bezoekers en (buitenlandse) delegaties.

Wie ben jij

De managementassistent is een echt organisatietalent, trots op de functie en iemand die zich niet gauw uit het veld laat slaan. Je bent een spin in het web, flexibel met een proactieve instelling, je kan goed schakelen en organiseren en je bent gewend om in een team te werken. Je bent accuraat, dienstverlenend en kan ook goed je grenzen aangeven. In verband met het onderling kunnen vervangen, ben je, mits bijtijds aangegeven, flexibel in het wisselen van een werkdag. En verder willen we dat de managementassistent zelfstandig en oplossingsgericht werkt en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal heeft in woord en geschrift.

Eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 10 jaar;

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van Officemanagement;

• Je hebt minimaal drie jaar kennis van en werkervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook en PowerPoint) opgedaan in de afgelopen vier jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie;

• Je hebt werkervaring met het ondersteunende systeem Oracle;

• Je hebt werkervaring met het verbeteren van de werkprocessen.

Wat bieden wij

• Bruto maandsalaris tussen € 3.750 - € 5.000 obv 36 uur pw;

• Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd;

• 7,55% eindejaarsuitkering;

• Werkdagen in overleg te bepalen;

• Opdracht van 6 maanden, met een optie tot verlenging van 2 x 6 maanden.

Overige info

Startdatum is zo spoedig mogelijk, naar verwachting begin januari 2026.

Het kennismakingsgesprek staat gepland in week 50-2025 op locatie of via MS-Teams

Vanwege het integriteitsbeleid vraagt de gemeente Rotterdam om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Reageren op deze vacature kan tot en met dinsdag 2 december 13.00 uur.

Interesse
Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert (referentienummer).