Secretarieel Ondersteuner

Waar kom je te werken

Bij de gemeente Vlaardingen staan de ramen en deuren open. Samen met inwoners, ondernemers en organisaties in onze stad werken we aan de ontwikkeling van Vlaardingen. Onze werkomgeving verandert en onze organisatie verandert mee. Dat doen we professioneel, vanuit gelijkwaardigheid en met lef. We zijn op zoek naar talenten om dit samen met ons verder vorm te geven. Eigen initiatief waarderen we, en we zien je het liefst zo veel mogelijk samen met Vlaardingers actief voor onze stad. We zijn allemaal verschillend, en daardoor vullen we elkaar aan. Samen werken we aan beloofde resultaten, met ruimte om te leren, én een gevoel van trots.

Wat ga je doen
De opdracht is gericht op het verzorgen van een professionele, tijdige en complete ondersteuning van de overleg- en informatiestromen rondom team en (delen van) directie/ management.

De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:

• Overleggen tijdig zijn ingepland en betrokkenen beschikken over complete en actuele vergaderinformatie.

• Vergadersets tijdig en volledig zijn samengesteld en gedeeld met de juiste deelnemers.

• Verslaglegging (notulen/ actie- en besluitenlijsten) tijdig, correct en conform afgesproken format is opgeleverd en verspreid.

• Acties en opvolging zichtbaar en overzichtelijk zijn geborgd (actielijsten, reminders, terugkoppelingen, etc.).

• De mailbox/ ingang van verzoeken gestructureerd is verwerkt en vragen/ acties zijn doorgezet naar de juiste personen.

Taken en werkzaamheden

• Plannen en organiseren van afspraken en overleggen (incl. uitnodigingen en logistiek).

• Voorbereiden van agenda’s en het verzamelen/ uitvragen van stukken ten behoeve van vergaderingen.

• Samenstellen en beheren van vergaderstukken/ vergadersets en bewaken van deadlines.

• Notuleren en opstellen van besluiten- en actielijsten, inclusief distributie aan betrokkenen.

• Structureren en verwerken van binnenkomende verzoeken (mailbox/ werkstroom) en bewaken van opvolging.

Wie ben jij

• Je bent in het bezit van een mbo-4 diploma.

• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie.

• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met ondersteuning van management/ directie en werken met stukkenstromen.

• Je bent op korte termijn voor 24 uur per week beschikbaar.

• Je woont in de omgeving van Vlaardingen.

Wat bieden wij

• Bruto maandsalaris tussen € 3.206 - € 4.499 obv 36 uur pw.

• Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd.

• Mogelijkheden om hybride te werken.

• Werkdagen in overleg te bepalen.

• Netto thuiswerkvergoeding € 3,25.

• Tegemoetkoming ziektekosten.

• Individueel Keuzebudget: 8% vakantiegeld, 7,55% eindejaarsuitkering en 1,5% overig.

• Pensioenregeling.

Overige info

De gemeente vraagt om 2 referenties en een korte motivatie.

Vanwege het integriteitsbeleid vraagt de Gemeente om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Reageren op deze vacature kan tot en met dinsdag 24 maart om 13.00 uur.

Interesse
Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert (referentienummer)