Managementassistent

Waar kom je te werken

Binnen het Havenbedrijf richt Port Development zich op de ontwikkeling van het havengebied. Dit omvat het vestigen van bedrijven en het realiseren van infrastructuur en vastgoed. Port Development voert hiertoe, samen met klanten en stakeholders, een groot aantal projecten uit waarmee doorgaans forse investeringen zijn gemoeid. Binnen Port Development werken professionals die zonder uitzondering nauw betrokken zijn bij de diverse projecten in de haven.

Je gaat aan de slag als managementassistent van twee managers van het MT Port Development en hun teams. Beide managers zijn samenwerkingsgericht en geven jou veel vrijheid en zelfstandigheid in je werk. De teams van beide managers zullen ook regelmatig een beroep op je doen. Uiteraard altijd in overleg en met oog voor jouw werkdruk en werkplezier. Naast jou zijn er nog vier andere managementassistenten.

Wat ga je doen

In de basis bied je ondersteuning aan de managers van de afdeling:

• Je beheert de agenda van de managers en leest de inkomende mails. Je weet hier op termijn zelfstandig je weg in te vinden en geeft waar passend opvolging aan mails of zet deze zelfstandig uit bij collega’s.

• Je draagt zorg voor (digitale) ondertekening van overeenkomsten en contracten voor interne collega’s voor onze klanten. Wij werken met SignHost.

• Je houdt het overzicht op alle lopende zaken en zorgt dat uitstaande acties tijdig worden opgevolgd.

• De afdeling doet zo nu en dan een beroep op jouw vaardigheden om overleggen in te plannen met externe partijen. Met de nodige flair weet je deze snel en adequaat af te handelen en de bijkomende zaken zelfstandig te faciliteren (locatie boeken, aanmelden bezoekers, etc.). Daarnaast fungeer je als algemene vraagbaak voor de afdeling PD.

• Binnen de afdeling PD worden diverse evenementen georganiseerd, waarbij een beroep op jouw organisatie talent kan worden gedaan.

• Je draagt zorg dat brieven en overeenkomsten op de juiste manier en moment worden ondertekend.

• Je bent secretaris van de Contractboard die iedere twee weken plaats vindt. Voor deze meetings organiseer je dat de te bespreken stukken op het juiste moment bij de juiste mensen zijn en maak je het verslag.

• Je bent betrokken bij bedrijfsbrede verbetertrajecten binnen jouw vakgebied en denkt mee over het verbeteren van processen binnen de afdeling PD Support.

• Je bent secretaris van het Q-team dat iedere zes weken de ruimtelijke kwaliteit van de projecten in de haven beoordeelt. Voor deze meetings organiseer je dat de te bespreken stukken op het juiste moment bij de juiste mensen zijn en maak je het verslag van de meeting.

• Je bent beheerder van de afdelingscreditcard.

Wie ben jij

• Je bent in het bezit van een mbo of hbo diploma richting secretarieel.

• Je hebt minimaal 3 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.

• Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft Office (Outlook, Teams, Excel, PowerPoint en OneNote).

• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

• Je bent tussen de 24-32 uur per week beschikbaar van maandag tot en met donderdag.

• Je bent per maandag 23 maart of uiterlijk  woensdag 1 april beschikbaar.

Wat bieden wij

• Bruto maandsalaris € 3.517 obv 36 uur per week.

• Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd.

• Mogelijkheden om hybride te werken.

• Thuiswerkvergoeding € 3,00.

• Persoonlijk Keuzebudget: 13e maand, vitaliteitsbijdrage en vakantiegeld.

• Een baan met intentie tot vast dienstverband.

• Flexibile indeling bij 24 uur per week, dit mag verdeeld worden over 4 dagen.

Overige info

Het digitale kennismakingsgesprek staat gepland op donderdag 5 maart.

Als onderdeel van het tegengaan van ondermijning en het waarborgen van de integriteit en veiligheid van iedereen die bij en voor het Havenbedrijf Rotterdam werkzaam is, voert het Havenbedrijf een integriteitsonderzoek en online screening uit.

Reageren op deze vacature kan tot en met donderdag 26 februari om 13.00 uur.

Interesse
Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert (referentienummer)