Procesondersteuner/ Managementassistent

Waar kom je te werken

Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Wat ga je doen

Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/ managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

De werkzaamheden zijn:

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;

• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;

• Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag);

• Beheer van de gezamenlijke mailbox;

• Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM;

• Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;

• Meedenken over procesverbeteringen;

• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering);

• Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;

• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;

• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;

• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;

• Postbeheer.

Wie ben jij

Je bent organisatorisch sterk & planvaardig, zo kan je meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaar je overzicht en stem je tijdig af met betrokkenen. Ook ben je stressbestendig en communicatief vaardig (je schakelt makkelijk met management, collega's en externe partijen) en kan je goed prioriteiten stellen. In een dynamische werkomgeving weet je hoofd- en bijzaken te scheiden en blijf je zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.

Verder ben je proactief en zelfstandig en je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken (agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen).

Verder heb je:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie of vergelijkbaar;

• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning en het ondersteunen van management of directie (benoem een voorbeeld in het cv);

• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving;

Wat bieden wij

• Bruto maandsalaris tussen € 3.246 - € 4.556 obv 36 uur pw.

• Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd;

• Tegemoetkoming ziektekosten;

• Individueel Keuzebudget: 8% vakantiegeld, 7,55% eindejaarsuitkering en 1,5% overig;

• Pensioenregeling.

• Dienstverband voor 24 uur per week.

• Opdracht voor ca. vier maanden met mogelijkheid om te verlengen.

Overige info

Startdatum is 12 oktober 2026 en je moet beschikbaar zijn voor de volledige opdrachtperiode.

Aanwezigheid op donderdag is vereist.

Cv met een motivatie van 1 pagina (met geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht) en met minimaal 2 referenties (naam, functie en organisatie).

Vanwege het integriteitsbeleid vraagt de Gemeente Soest om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Reageren op deze vacature kan tot en met dinsdag 29 september 2026 om 12.00 uur.

Interesse
Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert