Officemanager Griffie

Waar kom je te werken

De gemeente Rijswijk bestaat uit ongeveer 700 collega’s. Jij komt te werken in team Griffie, een bijzondere tak binnen de gemeente. Je valt niet onder het college van burgemeester en wethouders, maar rechtstreeks onder de gemeenteraad. Samen met jouw collega’s zorg je dat de raad politieke besluiten kan nemen die bijdragen aan de lokale democratie. Geen dag is hetzelfde en je hebt contact met inwoners, bestuurders en raadsleden. Dit is de plek voor wie graag meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt en dienstverlend is ingesteld. Het team is zelfstandig en bestaat uit de griffier, drie raadsadviseurs, een communicatieadviseur, een officemanager en een algemeen medewerker. 

Onze huidige Officemanager gaat met zwangerschapsverlof, wij zijn nu op zoek naar een tijdelijke vervanger voor circa 4 maanden. 

Wat ga je doen

Jij:

• registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgt de volledige administratieve afhandeling;

• bewaakt actief alle termijnen binnen het besluitvormingsproces;

• zorgt voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens onze schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam;

• beheert de mailbox van de griffie en handelt berichten tijdig en zorgvuldig af, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs;

• bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en helpt hen vriendelijk en servicegericht op weg;

• ondersteunt de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceert de forumagenda’s na vaststelling door het presidium. Later verzorg je ook de publicatie van de raadsagenda;

• biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken;

• onderhoudt contact met inwoners, bijvoorbeeld wanneer zij zich willen aanmelden om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering;

• organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes: van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten;

• monitort na vaststelling door de gemeenteraad de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl;

• kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in raadsinformatiesysteem iBabs;

• voert diverse andere administratieve werkzaamheden uit die bijdragen aan een goed functionerende griffie.

Wie ben jij

• Je bent in het bezit van een mbo-4 diploma;

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als officemanager met secretariële ondersteuning;

• Je hebt bij voorkeur ervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie;

• Je hebt bij voorkeur in de afgelopen 5 jaar ervaring opgedaan met iBabs;

• Je hebt ervaring met het het tegelijkertijd schakelen met interne en externe stakeholders, duidelijk weergeven middels een referentieopdracht/ voorbeeld in een aparte alinea van het cv;

• Je bent voor 36 uur per week beschikbaar voor de aankomende 4 maanden.

Wat bieden wij

• Bruto maandsalaris tussen € 3.568 - € 5.096 obv 36 uur pw;

• Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd;

• Mogelijkheden om hybride te werken. Maandag, dinsdagmiddag en woensdag fysiek op kantoor aanwezig;

• Netto thuiswerkvergoeding € 3,25;

• Starten vanaf 9 uur;

• Tegemoetkoming ziektekosten;

• Individueel Keuzebudget: 8% vakantiegeld, 7,55% eindejaarsuitkering en 1,5% overig;

• Pensioenregeling.

Overige info

De startdatum is eind augustus.

De Gemeente vraagt om een korte motivatie.

Vanwege het integriteitsbeleid vraagt de Gemeente om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Reageren op deze vacature kan tot en met woensdag 19 augustus 13.00 uur.

Interesse
Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert (referentienummer)