Managementassistent

Waar kom je te werken

De afdeling Clusterondersteuning MO (CMO) is een centrale, flexibele en deskundige afdeling die het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) ondersteunt bij al haar kerntaken en programma’s die het cluster uitvoert voor de Rotterdammer. De kerntaken worden uitgevoerd door een viertal directies, te weten:

• Sport, Onderwijs en Cultuur (SOC);

• Maatschappelijke Ondersteuning in de Wijk (MOW),;

• Maatschappelijk Zorg en Jeugdhulp (MZJ);

• GGD Rotterdam-Rijnmond en Preventie en Welzijn (GGD en P&W).

De afdeling bestaat uit circa 350 medewerkers. Hier valt ook het managementteam (MT) onder met 2 afdelingshoofden, 2 afdelingssecretarissen en 15 teammanagers. Om het MT goed te ondersteunen, is er een secretariaat dat bestaat uit meerdere managementassistentes en projectmedewerkers. De afdeling is volop in ontwikkeling.

Wat ga je doen

Met jouw organisatorische skills en talent voor ontzorgen ben je de steunpilaar voor meerdere teammanagers van de afdeling CMO (Clusterondersteuning MO). Je bent proactief en toont initiatief en je vindt het leuk om naast het beheren van complexe agenda’s mee te denken over verschillende onderwerpen. Je werkzaamheden hebben een uitvoerend karakter, maar we verwachten van jou ook de nodige assertiviteit. We zijn echt op zoek naar iemand die werkzaamheden uit handen neemt, meedenkt en ervaring heeft in het vak.

Jij ondersteunt de teammanagers in een dynamische omgeving die aan het ontwikkelen is.

Kerntaken

• Agendabeheer van de teammanagers;

• Verwerken van correspondentie en het beheren van functionele mailboxen en distributielijsten;

• Oppakken van werkzaamheden vanuit de secretariaatsmailbox en hierop zelfstandig actie ondernemen;

• Organiseren van vergaderingen/ bijeenkomsten en praktische ondersteuning;

• Kleine bestellingen in Oracle.

Wie ben jij

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding;

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse/ managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;

• Je hebt werkervaring met agendabeheer in outlook voor meerdere teammanager(s);

• Je hebt werkervaring met geautomatiseerde systemen, zoals MS Office (Outlook, Word, Excel en Teams);

• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift op minimaal B2 niveau;

• Je hebt bij voorkeur ervaring met Oracle in de afgelopen 2 jaar;

• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;

• Je hebt bij voorkeur ervaring met het werken met portefeuilles.

Wat bieden wij

• Bruto maandsalaris tussen € 2.875 - € 3.350 obv 36 uur pw;

• Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd;

• Mogelijkheden om hybride te werken, dinsdag is een vaste kantoordag;

• Netto thuiswerkvergoeding € 3,25;

• Tegemoetkoming ziektekosten;

• Een opdracht voor 6 maanden met een optie tot verlenging;

• Individueel Keuzebudget: 8% vakantiegeld, 7,55% eindejaarsuitkering en 1,5% overig;

• Pensioenregeling.

Overige info

Het kennismakingsgesprek staat gepland in week 45/ 46.

Vanwege het integriteitsbeleid vraagt de Gemeente om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Reageren op deze vacature kan tot en met maandag 2 november 13.00 uur.

Interesse
Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert