Administratief Secretarieel Medewerker

Waar kom je te werken

Voor de afdeling Actief voor werk zijn wij op zoek naar een Administratief/ Secretarieel medewerker voor 28-32 uur per week. Wij helpen inwoners om hun plek in de samenleving te vinden. Van het ondersteunen bij werk via de Participatiewet tot begeleiding bij maatschappelijke participatie en inburgering. Samen zorgen we ervoor dat mensen hun talenten benutten en volwaardig mee kunnen doen. Ons team is professioneel, betrokken en klaar om samen resultaten te boeken.

Wat ga je doen

In deze rol ben je voornamelijk verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning van drie teammanagers. Daarnaast ondersteun je de administratie en frontoffice van het team Actief voor Werk en pak je taken op binnen het cluster Vluchtelingenopvang. Je werkt in een omgeving waarin plannen, schakelen en overzicht houden centraal staan.

De verdeling van je werkzaamheden is ongeveer:

80% secretariële werkzaamheden

20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen

Secretariële ondersteuning

• Agendabeheer voor drie teammanagers

• Inplannen van (externe) afspraken en het reserveren van vergaderruimtes

• Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes

• Organiseren van bloemen, gebak en attenties

• Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen

• Wekelijks verzamelen van stukken (o.a. voor wethoudersoverleggen)

• Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten

• Plaatsen en beheren van documenten in iBabs

Administratie & Frontoffice Actief voor Werk

• Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes

• Opvoeren van klanten in systemen

• Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken

• Verdelen van intakes onder collega’s

• Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners

• Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden

• Verwerken van betaalopdrachten

Cluster Vluchtelingenopvang

• Plannen en organiseren van overleggen

• Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis

• Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen

Wie ben jij

• Omdat het gaat om een tijdelijke inzet, is het belangrijk dat je snel up-to-speed bent en zelfstandig je weg weet te vinden binnen de organisatie

• Je bent per maandag 31 augustus beschikbaar voor 28-32 uur per week

• Je bent in het bezit van een mbo diploma bij voorkeur richting administratie of secretarieel

• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen een gemeente

• Je hebt 3-5 jaar werkervaring in een soorgelijke functie

• Je hebt ervaring met het plannen en organiseren in Outlook

Wat bieden wij

• Bruto maandsalaris tussen € 2.875 - € 4.065 obv 36 uur pw

• Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd

• Mogelijkheden om hybride te werken

• Netto thuiswerkvergoeding € 3,25

• Tegemoetkoming ziektekosten

• Individueel Keuzebudget: 8% vakantiegeld, 7,55% eindejaarsuitkering en 1,5% overig

• Pensioenregeling

• Opdracht tot en met 31 december 2026, met een optie tot verlenging

Overige info

Vanwege het integriteitsbeleid vraagt de Gemeente om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Reageren op deze vacature kan tot en met woensdag 12 augustus 13.00 uur.

Interesse
Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert (referentienummer)