top of page

Afdelingssecretaris Bouw- en Woningtoezicht

Secretarieel

Referentienummer:

2023253

Gemeente Rotterdam

Rotterdam

Tijdelijk

32 uur

€ 3.317 - € 4.752 obv 36 uur pw

In het bezit van een HBO diploma

Functie inhoud

Wat ga je doen

Door onderbezetting voor nog onbepaalde tijd ben je vanaf de start met name werkzaam als Afdelingssecretaris, daarnaast wordt inzet als Managementassistent gevraagd. 

De werkzaamheden als Afdelingssecretaris bied je vanuit team B&O aan team Leiding en Staf. Vanuit dit team worden o.a. overleggen en bijeenkomsten voor het managementteam (MT) verzorgd evenals het proces rondom bestuurlijke trajecten.

 

Je taken als Afdelingssecretaris:

  • Monitoren voortgang (MT en bestuurlijk traject):

  • Bewaken deadlines (MT en bestuurlijk traject):

  • Coördineren klachtenafhandeling:

  • Ondersteuning bieden aan het MT: overleggen voorbereiden en notuleren:

  • Werken met de applicatie DIVA Bestuurlijke Besluitvorming: stukkenstroom bewaken, (ondersteunen bij) documenten in de juiste vorm zetten, sturen op tijdigheid, bewaken van termijnen en de voortgang;

  • Beheer en monitoren van de applicatie e-Suite m.b.t. klachten en op basis daarvan medewerkers attenderen op tijdige afhandeling;

  • Overige werkzaamheden om de rol van Afdelingssecretaris in te vullen.


De werkzaamheden als Managementassistent worden binnen team B&O uitgevoerd bij het secretariaat. Bij het secretariaat werken managementassistenten die teamleiders en medewerkers van BWT ondersteunen bij allerlei vragen waar het secretariaat van is. 

 

Je taken als Managementassistent:

  • (Complex) agendabeheer;

  • Beheren en verwerken van e-mails;

  • Voorbereiden en organiseren van (complexe) overleggen en bijeenkomsten;

  • Telefonie en post;

  • Facilitaire werkzaamheden en bestellingen plaatsen;

  • Ondersteunen HR;

  • Archiefbeheer;

  • Optimaliseren werkprocessen van het secretariaat;

  • Aanspreekpunt coördinator bedrijfsvoering;

  • Overige werkzaamheden om de rol van Managementassistent in te vullen.

 

Je bent ook sparringpartner voor de coördinator bedrijfsvoering voor de voortgang binnen het secretariaat. Vervolgens is het aan jou de taak om te sturen op acties.


Waar kom je te werken

Afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT), onderdeel van cluster Stadsontwikkeling, is op zoek naar een Afdelingssecretaris die ook inzetbaar is als Managementassistent. Binnen afdeling BWT is jouw thuisbasis team Bedrijfsvoering en Ondersteuning (B&O). Dit team zorgt voor ondersteuning op het gebied van de bedrijfsvoering binnen BWT. Denk hierbij aan financiën, financiële administratie, subsidies, ICT, klantcontactcentrum en het secretariaat. 


Wie ben jij

  • Je hebt een opleiding afgerond op HBO-niveau;

  • Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring als (Directie)secretaresse of als Managementassistent;

  • Je hebt werkervaring bij een gemeente of een overheidsorganisatie;

  • Je hebt ervaring met complex agendabeheer;

  • Je hebt bij voorkeur werkervaring bij een gemeente met >250.000 inwoners;

  • Je hebt bij voorkeur ervaring met e-Suite en DIVA Besluitvorming.


Wat bieden wij

  • Bruto maandsalaris tussen € 3.317 - € 4.752 obv 36 uur pw;

  • Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd;

  • Mogelijkheden om hybride te werken;

  • Thuiswerkvergoeding € 3,00 netto;

  • Een jaarcontract, met een optie tot verlenging;

  • Fantastisch uitzicht over de skyline van Rotterdam, de werklocatie is "de Rotterdam".


Overige info

De startdatum is maandag 1 juli.

Het kennismakingsgesprek staat gepland op woensdag 19 juni op locatie.

Vanwege het integriteitsbeleid vraagt de Gemeente Rotterdam om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Reageren op deze vacature kan tot en met vrijdag 14 juni 14.00 uur.


Interesse

Solliciteer via de Website

Of stuur je cv via WhatsApp https://wa.link/yogqoa

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert (referentienummer).

Solliciteer nu

CV uploaden

Bedankt voor de inzending!

bottom of page